Comment animer efficacement une équipe à distance ? (en 5 conseils)

Bien que le travail à distance soit devenu plus populaire en raison de la COVID-19, la plupart des équipes n’étaient pas préparées pour un changement aussi brutal ! Avec moins de temps de parole, les managers doivent jouer un rôle plus actif dans le fonctionnement de leurs équipes.

Que vous essayiez de vous adapter à une situation de gestion à distance ponctuelle ou que vous l’installiez sur le long terme, les mêmes principes fondamentaux doivent être mis en place pour établir une communication, une performance et une croissance des employés solides et durables.

Cela peut sembler difficile, voire peu intuitif au début, mais vous verrez qu’avoir une équipe productive, flexible, indépendante et qui vous apporte des perspectives est véritablement gratifiant.

Bien que ces conseils ne soient pas propres à la gestion d’une équipe à distance, ils fournissent un cadre utile aux managers et dirigeants d’aujourd’hui qui ont été poussés de manière inattendue dans le monde du télétravail.

 

1. Communiquer sur le « WHY »

Autrement dit, renforcer votre vision partagée afin que vos collaborateurs sachent pourquoi ils travaillent. C’est, selon nous, l’enjeu le plus important dans ce changement de manière de travailler. Etant de moins en moins au bureau, il devient difficile de véhiculer les valeurs de l’entreprise. C’est pourquoi il est nécessaire de les rappeler régulièrement. Connaitre son « why » (pourquoi je me lève ce matin, pourquoi je vais au bureau, pourquoi je dois convaincre ce client…) influence la motivation et la productivité des collaborateurs.

La première chose dont vous aurez besoin en tant que leader d’une équipe distante est de vous assurer que l’équipe développe des attentes partagées.

C’est à vous, en tant que chef d’équipe, d’établir une vision commune dès le départ en engageant les membres de l’équipe dans une conversation autour des questions suivantes :

• Quels sont les objectifs généraux de l’entreprise et comment chaque membre de l’équipe peut-il y contribuer ?
• Quel est le rôle de chaque membre de l’équipe et de l’équipe dans son ensemble ?
• Quelles sont leurs responsabilités les uns envers les autres et envers l’organisation ?
• Comment (et à quelle fréquence) veulent-ils et ont-ils besoin de communiquer entre eux ?

Cette feuille de route vous garantit que tous vos collaborateurs avancent dans la bonne (et la même) direction.

 

2. Construire une base de communication

Pendant que vous dirigez une conversation, n’oubliez pas de faire preuve d’empathie envers les membres de l’équipe. Nous sommes dans un nouveau style de travail, et depuis plusieurs mois vos collaborateurs expérimentent comment gérer au mieux leur travail à distance. Ne les bousculez pas et ne changez pas radicalement leurs habitudes.

Une communication efficace est le pilier d’une équipe soudée ! Pour gérer une équipe à distance la communication n’est pas seulement utile. Elle est essentielle. Il est donc important de :

• Définir l’objectif de chaque mode de communication
• Définir les heures de disponibilité communes

L’utilisation de bons outils de communication et de collaboration est essentielle pour diriger des équipes distantes. Bien qu’il soit tentant de s’en tenir aux e-mails, ils manquent de fonctionnalités pour gérer des projets communs et solidifier l’esprit d’équipe.

Optez pour un outil de visioconférence afin de se réunir (à distance), qui joue un rôle majeur dans une collaboration efficace. En plus des appels vidéo ces outils offrent d’autres avantages pour votre équipe comme :

• Partager votre écran pour des explications détaillées
• Réduire le sentiment d’isolement parmi les membres de l’équipe distante
• Permettre à la communication d’être plus personnelle ou sensible en cas de besoin
• Aide aux activités de socialisation et de consolidation d’équipe

 

Chez altamedia nous utilisons principalement Microsoft Teams, avec Klaxoon pour amener plus d’interactions au sein des réunions, mais l’offre est riche.

 

3. Maintenir des réunions régulières

Les enquêtes internes que nous avons pu réaliser pendant le confinement nous ont montré que les collaborateurs se sont parfois sentis « délaissés » par leur manager.

Une séance hebdomadaire réunissant l’intégralité de l’équipe permet de faire le point sur les projets en cours et leur avancement. Lors d’un tour de table, chaque collaborateur prend la parole pour indiquer ce qu’ils ont fait, les difficultés qu’ils ont pu rencontrer et leurs objectifs pour la semaine à venir. Cette séance vous permet, en tant que Manager, de vous assurer que chaque personne avance dans la même direction. Cela vous permet également de voir si vos collaborateurs travaillent sans avoir l’impression d’être contrôlé.

Ancrer votre équipe avec une réunion hebdomadaire régulière permet de créer une structure autour de laquelle l’équipe peut construire son emploi du temps et déterminer ses propres objectifs.

Voici une idée de structure de séance à distance :

• Rapide conversation informelle (activités du weekend, actualités, bonne nouvelle…)
• Enoncer l’ordre du jour et remercier les participants de leur présence
• Tour de table
• Résumer et rappeler les prochaines séances
• Clôture de la réunion

Garder une trace de la séance (sous forme de PV par exemple) vous permet à la fois de suivre le travail de chacun, de noter des éléments importants et vous donne un fil rouge de semaine en semaine.

N’oubliez pas les séances individuelles !

Comme vous ne rencontrez plus vos collaborateurs de manière informelle à la machine à café ou à l’imprimante pour voir si tout se passe bien, organisez des « micro séances » de 30 minutes en tête à tête. Profitez de ces séances pour prendre des nouvelles, parler de leurs objectifs, des obstacles ou des préoccupations auxquelles ils sont confrontés, et surtout leur donner un feedback sur leur travail. Qu’il soit positif ou négatif, avoir un retour est toujours constructif et montre aux collaborateurs que vous suivez leur travail. Ces séances instaurent la confiance et donnent une sensation de valorisation (vous prenez du temps pour eux).

 

4. Renforcer l’esprit d’équipe et encourager la sociabilisation.

Pour les travailleurs à distance, l’isolement peut avoir un impact énorme sur la productivité et la motivation. L’unité de l’équipe joue un rôle essentiel dans l’efficacité d’une équipe. C’est pourquoi certaines entreprises dépensent d’énormes budgets pour des activités de team building, des voyages et autres activités en tout genre.

Pour résoudre ce problème, il est important que les managers encouragent les interactions sociales entre les membres de l’équipe.

Prenez quelques minutes avant les réunions d’équipe pour avoir une conversation informelle. Racontez une anecdote, discutez des émissions télé ou séries Netflix ou explorez les intérêts communs, par exemple.

Si cela est possible, réunissez vous physiquement de temps en temps pour déjeuner, partager un apéritif ou plus simplement réaliser des séances au bureau.

 

5. Faire confiance

Voici le dernier point mais pas le moins important.

Les employés peuvent vite se démotiver sans que personne ne s’en aperçoive. De nombreux managers, en craignant que les employés hors de vue se relâchent, se tournent vers une surveillance excessive comme solution. Pourtant, la micro-gestion a tendance à donner aux employés le sentiment de surveillance et de manque de confiance, ce qui impact négativement la productivité et la motivation.

Un manager doit montrer à ses collaborateurs qu’il fait confiance en leurs performances, leur productivité et leur jugement. Impliquez votre équipe dans les processus de prise de décision et les communications internes afin de leur prouver qu’ils sont importants et que vous avez confiance en eux. Oubliez la micro-gestion et profitez des séances hebdomadaires pour suivre leur travail et leur fournir un cadre dans lequel ils pourront s’épanouir.

 

Une fois que vous vous serez habitué à la gestion d’équipe à distance, vous constaterez qu’elle peut être tout aussi – sinon plus – efficace qu’une équipe « de bureau ».